?兆科藥業(合肥)有限公司
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        員工風采

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        流程設計與效率

        ——集團公司客服培訓會心得-夏泓凌

         

        流程,簡而言之,即“先做什么、接著做什么、最后做什么的先后順序。合理的流程再融入技巧,直接關系勞動效率。記得兆科合肥財務部才開始錄新系統的銷售訂單,一小時只能錄不到二十條,錄不完只得加班錄。但很快會計們梳理出流程,并編成訂單錄入規則,甚至鍵盤和鼠標如何最佳搭配也進行提示。效率一下提高三倍,再不用帶晚工作了。

        這次集團公司在合肥的客服專員培訓會,我們重在流程梳理和改造。舉兩則發票管理的例子。

        一例是對需要票貨同行的發票郵寄,原來的流程是:由財務部開票人將發票寄往銷售所屬地的客服手上,再由客服專員寄往客戶。安徽省客服專員工作地點在廣州,結果安徽省客戶的發票寄往廣州客服處,再由客服分寄到安徽各地醫藥公司,南轅北轍,貨物到達客戶了發票還沒到,有時還導致客戶的貨物無法入庫。借著這次客服培訓會,在和銷售人員充分溝通前提下,議定需要票貨同行的發票由物流部直接郵寄給客戶。發票郵寄不再繞道,提高了效率。

        一例是銷售發票的開票申請流程,我們的流程是:客服代為申請開票后,交銷售經理簽字審核,再由各地會計簽字確認,最后傳至合肥后由開票會計簽字。經理們不在辦公地點時,其印章交由會計保管或客服專員保管,代為蓋印章。按照《中華人民共和國增值稅暫行條例》,增值稅扣繳義務發生時間為納稅人增值稅納稅義務發生的當天。收訖銷售款項或者取得索取銷售款項憑據的當天,納稅義務即產生。如果作為內部管理,兩道把關,即客服確認出庫并已取得銷售合同,分公司會計再作核實,即可申請發票開具了。作為我司,完全按照國家稅法規定履行納稅義務,為何要讓銷售經理審核是否同意開具發票呢。故此,這次在客服專員會議上也將發票申請表中,經理簽字一欄省略去。發票開具減少簽批環節,提高了效率。

        流程改造,首先需要熟悉業務內容,就像生產工藝流程,要經過無數次探索、研發,最終設計出性能、質量均符合要求的產品。眾所周知,德國是個做事認真嚴謹的國家,德國制造幾乎是優質產品的代名詞。有人比較德國制造和中國制造的不同到底在哪?從幾方面看:第一流程化,第二可測量,第三自動化,第四職業化,第五工具化。流程化放在第一位。

        所謂的流程化,是指以流程為主線的管理方法。流程化,是使復雜的事情簡單化、模式化。流程化,才能達到事半功倍的效果。要做到流程專業化,就要設計好流程,使流程科學合理,還要敢于打破陋習、勇于創新、不可墨守成規。企業的流程化改造,對于促進企業管理、改善企業外部環境、提高公司整體運營效率等方面都有積極的作用。

        作為企業管理的重要一環——銷售管理,在流程改造時,不僅要考慮企業銷售管理服務的需要,考慮結合財務內部控制,重要還要熟知國家的財稅政策法規,否則也可能動輒得咎,出力不討好。該走的流程一定要走,不厭其煩,但不必要的流程就不要畫蛇添足。流程的先后順序要進行梳理,分哪幾步走,可走捷徑的不要繞道,但必要做的,要像唐僧西天取經一樣披荊斬棘、不畏艱難。

        流程科學合理并改造到位,才能有助于取到“真經”!

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